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Aufzeichnungspflicht im Makler und Bauträgergeschäft
english: duty for real estate agents and development companies to keep records and accounts
 
Die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) schreibt Immobilienmaklern, Darlehensvermittlern, Anlageberatern, Bauträgern und Baubetreuern umfangreiche Aufzeichnungspflichten und – in Verbindung damit – Aufbewahrungspflichten vor. Eine bestimmte Form hierfür ist nicht vorgesehen. Es genügt, wenn Unterlagen aufbewahrt werden, aus denen sich die aufzeichnungspflichtigen Tatbestände ergeben. Dabei wird zwischen den von der MaBV erfassten Gewerbearten unterschieden.

Für alle gemeinsam gelten zum Zeitpunkt der Auftragsannahme Pflichten zur Aufzeichnung über Auftraggeber, vereinbarte Entgelte und Auftragsdauer. Für den Fall, dass die Gewerbetreibenden zur Entgegennahme von Zahlungen oder sonstigen Leistungen ermächtigt sind, erstrecken sich die Aufzeichnungspflichten auch auf die erforderliche Absicherung dieser Vermögenswerte, auf deren Art und Höhe, auf die Bürgschaftsurkunde und / oder den Versicherungsschein, den Tag der Beendigung des Bürgschaftsvertrages oder des Versicherungsvertrages, wenn über Vermögenswerte des Auftraggebers verfügt wurde. Anlagevermittler und Anlageberater i.S.d. § 34 c GewO dürfen allerdings nicht über solche Vermögenswerte verfügen. Weitere aufzeichnungspflichtige Daten beziehen sich auf Nachweise, dass die Gewerbetreibenden ihren Informationspflichten nachgekommen sind.

Speziell für Immobilienmakler:

Immobilienmakler müssen darüber hinaus Aufzeichnungen über die Lage, Größe und Nutzungsmöglichkeit des Grundstücks, Art, Alter und Zustand des Gebäudes, Ausstattung, Wohn- und Nutzfläche, Zahl der Zimmer, Höhe der Kaufpreisforderung einschließlich zu übernehmende Belastungen, sowie Name, Vorname und Anschrift des Objektanbieters machen. Bei Mietobjekten sind deren objektspezifischen Merkmale und Angebotsbedingungen aufzuzeichnen.

Speziell für Bauträger:

Die Aufzeichnungspflichten für Bauträger beziehen sich auf Bauvorhaben, hier insbesondere auf die Lage und Größe des Baugrundstücks, das Bauvorhaben mit den von der Bauaufsicht genehmigten Plänen nebst Baubeschreibung und, sofern das Bauvorhaben nicht genehmigungspflichtig ist, auf die Nachweise, dass mit dem Bau begonnen werden durfte. Ferner sind vom Bauträger der Zeitpunkt der Fertigstellung, die verkauften Objekte, die Kaufpreise, die Belastungen, die Finanzierung, soweit sie nicht vom Erwerber erbracht werden soll, aufzuzeichnen. Bei vom Bauträger erstellten Mietobjekten sind aufzeichnungspflichtig die Miet- oder sonstigen Forderungen, die darüber hinaus zu erbringenden laufenden Leistungen und die etwaigen einmaligen Leistungen, die nicht zur Vorbereitung oder Durchführung des Bauvorhabens verwendet werden sollen.

Speziell für Baubetreuer:

Baubetreuerspezifische Aufzeichnungen sind die Lage und Größe des Baugrundstücks, das Bauvorhaben mit Plänen und Baubeschreibung, der Zeitpunkt der Fertigstellung, die veranschlagten Kosten, die Kostenobergrenze und die von dem Gewerbetreibenden bei Dritten zu beschaffende Finanzierung. Außerdem kommen noch Aufzeichnungen über die Vermögenswerte und deren Verwendung durch den Baubetreuer hinzu.

Speziell für Anlagevermittler und Anlageberater:

Bei Anlagevermittlern sind unterschiedliche Geschäftsbereiche zu unterscheiden. Nicht in die Betrachtung einbezogen sind solche, die eine Erlaubnis nach dem Kreditwesengesetz benötigen. Die Aufzeichnungspflichten für Anlagevermittler gelten generell auch für Anlageberater.

• Geschäftsbereich inländische Investmentfonds/Anteile an inländischen und ausländischen Investmentgesellschaften

Bei der Vermittlung von Verträgen über den Erwerb von Anteilen an Investmentvermögen sind aufzuzeichnen: Firma und Sitz der Kapitalanlagegesellschaft, der Investmentaktiengesellschaft oder der ausländischen Investmentgesellschaft, Inhalte der für den Erwerb bedeutsamen Vertragsbedingungen oder der Satzung, der vereinfachten Verkaufsprospekte sowie der Jahres- und Halbjahresberichte über das Investmentvermögen. Die Aufzeichnungen, auch soweit sie sich aus Unterlagen ergeben, müssen auch im Falle ausländischer Investmentgesellschaften in deutscher Sprache erfolgen.

• Geschäftsbereich sonstige Vermögensanlagen / geschlossene Fonds, stille Gesellschaftsanteile

Auch für die Vermittlung von Verträgen über den Erwerb von sonstigen öffentlich angebotenen Vermögensanlagen, die für gemeinsame Rechnung der Anleger verwaltet werden, sowie über den Erwerb von öffentlich angebotenen Anteilen an einer Kommanditgesellschaft gibt es Aufzeichnungsvorschriften. Sie beziehen sich insbesondere auf geschlossene Fonds. Im Einzelnen müssen aus den Aufzeichnungen hervorgehen:
  • die Kosten, die insgesamt jeweils von jeder Zahlung des Erwerbers abgezogen werden;
  • die laufenden Kosten, die darüber hinaus jährlich nach den Vertragsbedingungen einbehalten werden;
  • ob rechtsverbindlich öffentliche Finanzierungshilfen zugesagt worden sind;
  • ob die eingezahlten Gelder von einem Kreditinstitut treuhänderisch verwaltet werden sowie Firma und Sitz dieses Kreditinstituts;
  • ob bei einer Kommanditgesellschaft die Kapitalanteile von Kommanditisten als Treuhänder für die Anleger gehalten werden, sowie Name, Vorname oder Firma und Anschrift oder Sitz dieser Treuhänder;
  • wie hoch der Anteil der Fremdfinanzierung an der gesamten Finanzierung ist, ob die Kredite fest zugesagt sind und von wem;
  • ob ein Kontrollorgan für die Geschäftsführung bestellt ist und welche Befugnisse es hat;
  • ob die Haftung des Erwerbers auf die Einlage beschränkt ist;
  • ob weitere Zahlungsverpflichtungen für den Erwerber bestehen oder entstehen können;
  • Firma und Sitz des Unternehmens, das die angebotene Vermögensanlage verwaltet, oder der Gesellschaft, deren Anteile angeboten werden.


• Geschäftsbereich GmbH-Anteile, KG-Anteile, verbriefte Forderungen (Schuldverschreibungen)

Bei Beratung oder Vermittlung von Verträgen über den Erwerb von öffentlich angebotenen Anteilen an einer Kapitalgesellschaft (nur noch GmbH) oder verbrieften Forderungen gegen eine Kapitalgesellschaft oder Kommanditgesellschaft sind aufzuzeichnen:
  • Firma, Sitz und Zeitpunkt der Gründung der Gesellschaft;
  • ob und an welchen Börsen die Anteile oder Forderungen gehandelt werden;
  • ob ein Emissionsprospekt und ein Börsenprospekt vorliegen;
  • nach welchem Recht sich die Beziehungen zwischen dem Erwerber und der Gesellschaft richten;
  • sämtliche mit dem Erwerb verbundenen Kosten; bei verbrieften Forderungen außerdem Angaben über Zinssatz, Ausgabekurs, Tilgungs- und Rückzahlungsbedingungen und Sicherheiten.
Der zuletzt genannte Geschäftsbereich spielt in der Praxis kaum eine Rolle. Ein großer Teil der aufzeichnungspflichtigen Tatbestände sind gleichzeitig Grundlage für die Erfüllung von Informationspflichten. Für eine ordnungsgemäße Geschäftsabwicklung sind im Übrigen diese Aufzeichnungen beziehungsweise die Bereitstellung entsprechender Unterlagen ohnehin erforderlich.
 

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Zuletzt aktualisiert: 06.11.2018
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